Inventario de IA en la sombra: qué usa de verdad tu equipo

Si te preguntaran ahora mismo qué herramientas de IA usa tu equipo, probablemente dirías dos o tres nombres. ChatGPT, quizá el Copilot que viene con Microsoft, y poco más.

Los datos apuntan a otra cosa. El informe de higiene en ciberseguridad de WatchGuard de 2026 recoge que el 64 % de los empleados reconoce usar herramientas de IA no autorizadas para trabajar. Una encuesta previa de IDC daba un 56 %, frente a solo un 23 % que usaba las que su empresa le proporciona. Es decir: en la mayoría de las organizaciones se usa mucha más IA de la que la dirección cree, y por vías que nadie ha revisado.

Esto importa por dos motivos muy prácticos. El primero es que un día alguien te lo va a preguntar en serio —un cliente en una auditoría, tu asesor al montar el registro de tratamientos, un requerimiento— y no tener la lista es un problema. El segundo es más de fondo: con la IA, los datos que se escapan no se pueden recuperar. Esta guía te enseña a hacer ese inventario sin comprar herramientas caras, cómo preguntar para que te digan la verdad y por qué la reacción instintiva —bloquearlo todo— es justo la peor.

Por qué esto no es el «shadow IT» de siempre

Llevamos veinte años lidiando con empleados que instalan programas por su cuenta. Conviene entender por qué esto no es lo mismo, porque cambia la urgencia.

Una aplicación de las de antes almacena o comparte una copia de tus archivos. Si te dabas cuenta a tiempo, cerrabas la cuenta y recuperabas el control. Las herramientas de IA no guardan: transforman y aprenden de lo que les das. Eso significa que propiedad intelectual, datos de clientes o código fuente pueden acabar absorbidos de forma irreversible en un modelo, sin posibilidad de eliminarlos después. No hay botón de deshacer.

Hay un segundo agravante que ha aparecido este último año. Ya no hablamos solo de gente pegando texto en un chat: hablamos de agentes que ejecutan acciones. Un agente «en la sombra», conectado por una clave de API que nadie ha revisado y con permisos amplios, puede enviar correos, tocar bases de datos o gastar dinero sin que nadie lo supervise. Es la versión seria del problema, y enlaza con todo lo que vimos sobre permisos de agentes.

Las cuatro capas: lo que ve tu cortafuegos y lo que hay debajo

El error más común entre quienes se toman esto en serio es pensar que el problema se resuelve bloqueando una dirección web. Lo que un cortafuegos detecta es una fracción muy pequeña del uso real.

Esa última frase es el argumento central contra la prohibición, y volveremos a ella. Antes, lo práctico: cómo sacar a la luz las capas de abajo.

Cómo descubrirlo sin comprar nada

Casi toda la literatura sobre este tema la publican fabricantes de plataformas de detección, y su recomendación es previsible: comprar una plataforma de detección. Para una empresa grande tiene sentido. Para una pyme de veinte personas, no hace falta gastar un euro: las fuentes de información que necesitas ya las tienes.

La encuesta de amnistía: cómo preguntar para que te digan la verdad

El paso cinco es el que más información aporta y el que casi todo el mundo estropea. Si preguntas con tono de investigación disciplinaria, la respuesta será que nadie usa nada, y tu inventario nacerá muerto. La diferencia está en el encuadre.

La segunda funciona porque cambia el incentivo: contarlo deja de tener coste y pasa a tener premio. Y hay que cumplirlo, porque si el primer nombre que aparece en la lista se prohíbe al día siguiente, no habrá una segunda encuesta con respuestas sinceras.

Recuerda además que estos datos empujan hacia lo que ya te obliga la norma: el inventario de sistemas de IA es la primera evidencia que pide el artículo 4, como vimos en su guía, y alimenta el registro de actividades de tratamiento del RGPD. Estás haciendo dos trabajos a la vez.

Clasifica lo que encuentres: no todo es igual de grave

El error siguiente es tratar todos los hallazgos por igual. No es lo mismo un corrector de estilo que un asistente conectado al CRM. Clasifica cada herramienta por los datos que toca, los permisos que tiene y lo que puede hacer, y prioriza.

Un apunte sobre la última fila: los datos del sector apuntan a que la adopción va muy por delante del control. Un informe de Microsoft citado en prensa señala que, aunque más del 80 % de las grandes compañías ya usa agentes de IA, solo el 47 % ha implantado controles específicos para ellos. En una pyme, esa proporción suele ser aún peor.

Por qué bloquear es la peor respuesta

Llega el momento de la decisión, y el instinto es equivocado. Prohibir las herramientas o bloquearlas en el wifi no elimina el uso: lo traslada al móvil personal con datos propios, donde tu visibilidad pasa a ser exactamente cero y donde el empleado seguirá pegando el mismo contrato confidencial, solo que ahora sin que tú puedas saberlo nunca.

Conviene además entender por qué ocurre. Esto no es un problema de gente indisciplinada, es un problema de velocidad: tu equipo usa IA porque necesita rendir, y la empresa no le ha dado una alternativa segura. Mientras esa necesidad exista, la sombra se reconstruye sola.

La alternativa que funciona es aburrida y barata: da de alta oficialmente dos o tres herramientas con licencia de empresa —donde el entrenamiento con tus datos está desactivado y existe contrato de encargado del tratamiento—, escribe en una página qué se puede meter y qué no, y forma a la gente. La mayor parte de la IA en la sombra desaparece sola cuando la oficial es igual de buena y no tiene límites molestos.

Dedica el próximo viernes por la tarde a la parte fácil: revisa los extractos de la tarjeta, mira las aplicaciones conectadas a tu correo corporativo y manda la encuesta con encuadre de amnistía. Vas a terminar con una lista más larga de lo que esperabas, y ese momento incómodo es justo el objetivo, porque no puedes proteger lo que no sabes que existe. A partir de ahí, la decisión no es qué prohibir sino qué legitimar, y ahí conviene recordar la asimetría del principio: cuando descubres tarde que un empleado subió un fichero de clientes a un servicio raro, ya no puedes recuperarlo. Lo único que puedes hacer es enterarte antes.

GonzaloFundador

Madrileño enganchado a la tecnología desde pequeño. Trabajo en finanzas pero la inteligencia artificial es lo que me quita el sueño. Creé Miuranews para seguirla de cerca y contarla en español sin hype.

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